Stel je voor dat je iemand voor het eerst ontmoet met wie je zakelijk gaat samenwerken.
Jullie begroeten elkaar en gaan zitten. De één opent de laptop en gaat direct naar de agenda. Er is genoeg te bespreken en snel tot de kern komen voelt als de meest respectvolle manier om met ieders tijd om te gaan.
De ander heeft een andere verwachting. Eerst een kop koffie, wat vertellen over de organisatie, vragen naar de achtergrond van de ander en kijken wat jullie gemeen hebben. Voor deze persoon is elkaar leren kennen een belangrijk onderdeel van het creëren van de voorwaarden voor een goede werkrelatie.
Geen van beiden is noodzakelijkerwijs meer of minder professioneel.
Maar de één kan na afloop denken:
“Dat was efficiënt.”
Terwijl de ander misschien denkt:
“We hebben elkaar eigenlijk nog helemaal niet leren kennen.”
Deze verschillende verwachtingen raken ook aan de manier waarop mensen met tijd omgaan. Wat voor de één efficiënt is, kan voor de ander voelen alsof er te weinig aandacht is voor de relatie. In ons blog ‘Wat betekent op tijd zijn?’ gaan we verder in op die verschillende perspectieven.
Het verschil gaat dus niet simpelweg over vriendelijk of zakelijk zijn. Het gaat over wat mensen verwachten van een professionele relatie en wat zij nodig hebben voordat zij zich prettig voelen om nauw met iemand samen te werken.
Wanneer begint een professionele relatie betrouwbaar te voelen?
Professionele relaties zijn een belangrijk onderdeel van samenwerken. We zijn afhankelijk van collega's, klanten en partners om informatie uit te wisselen, beslissingen te nemen en gezamenlijke doelen te bereiken. Toch letten mensen niet altijd op dezelfde dingen wanneer een professionele relatie zich ontwikkelt.
Voor sommigen ontstaat betrouwbaarheid vooral vanuit het werk zelf. Zij letten erop of iemand doet wat hij of zij zegt, afspraken nakomt en deskundigheid laat zien. Naarmate zulke ervaringen zich herhalen, ontstaat het vertrouwen dat je op de ander kunt rekenen.
Voor anderen speelt daarnaast iets persoonlijks een belangrijke rol. De persoon achter de professionele rol leren kennen, informele gesprekken voeren en vertrouwd raken met elkaar kunnen bijdragen aan het gevoel dat de relatie betrouwbaar is.
Beide benaderingen kunnen leiden tot sterke professionele relaties. Het verschil zit voor een deel in welke signalen mensen zien als bewijs dat zij op iemand kunnen rekenen.
Wanneer efficiëntie afstandelijk voelt
Stel dat een klant en een nieuwe leverancier elkaar voor het eerst ontmoeten.
De klant komt met een duidelijke agenda en verwacht dat het gesprek vooral over het project gaat. De leverancier begint echter met vragen over de klant, de organisatie en eerdere ervaringen. Er wordt eerst wat tijd genomen om elkaar te leren kennen voordat de inhoud van het project wordt besproken.
De klant kan zich afvragen waarom ze niet gewoon ter zake komen. De leverancier kan zich juist afvragen waarom de klant zo afstandelijk overkomt. Geen van beiden hoeft verkeerde intenties te hebben. De klant kan respect tonen door efficiënt met de tijd om te gaan. De leverancier kan respect tonen door tijd te nemen om een verbinding te creëren.
Hetzelfde verschil kan ontstaan tussen collega's. De één vindt misschien dat een nieuwe werkrelatie vanzelf ontstaat zodra je met elkaar aan de slag gaat. De ander vindt dat effectieve samenwerking gemakkelijker wordt wanneer er eerst gelegenheid is geweest om elkaar wat beter te leren kennen.
Voor de één vormt het werk de basis voor de relatie. Voor de ander vormt de relatie een belangrijke basis voor het werk.
Waar herkennen we vertrouwen aan?
Het verschil wordt vooral interessant omdat mensen tijdens het ontwikkelen van een professionele relatie op verschillende signalen kunnen letten.
Een taakgerichte collega merkt misschien vooral op of iemand levert wat is afgesproken, betrouwbaar reageert en deskundigheid laat zien. Wanneer die verwachtingen steeds opnieuw worden waargemaakt, groeit het vertrouwen in de relatie.
Een meer persoonsgerichte collega let misschien daarnaast op vertrouwdheid en persoonlijke verbinding. Ken ik deze persoon? Heb ik een beeld van wie deze persoon is naast de professionele rol? Is er voldoende verbinding ontstaan om me prettig te voelen bij het samenwerken?
Beiden zijn misschien op zoek naar hetzelfde: het gevoel dat de relatie betrouwbaar is. Ze komen alleen via verschillende ervaringen tot dat vertrouwen.
Dat kan ook zichtbaar worden bij netwerken of het werken met klanten en partners. Voor sommigen hangt het onderhouden van contact nauw samen met het werk. Zodra er geen directe aanleiding is om contact op te nemen, is er misschien weinig reden om dat te doen.
Voor anderen is regelmatig informeel contact juist onderdeel van het onderhouden van de relatie. Een berichtje, een kop koffie of een gesprek over iets anders dan het lopende project kan helpen om de vertrouwdheid en verbinding te behouden die de samenwerking op langere termijn ondersteunen.
Wanneer relatieopbouw verkeerd wordt begrepen
Hier kunnen verschillende verwachtingen gemakkelijk persoonlijk worden.
Iemand met een meer taakgerichte voorkeur kan een sterke nadruk op persoonlijke verbinding ervaren als onnodig, inefficiënt of misschien zelfs als een afleiding van het eigenlijke doel van de relatie.
Een meer persoonsgerichte collega kan een snelle overgang naar de inhoud juist ervaren als koel of afstandelijk. Misschien vraagt die persoon zich af of de ander wel werkelijk geïnteresseerd is in een relatie die de samenwerking op langere termijn kan ondersteunen.
Ook de manier waarop mensen communiceren kan deze indruk versterken. Een directe, zakelijke communicatiestijl kan heel anders overkomen dan bedoeld. Hoe dat werkt, lees je in ons blog ‘Wanneer betekent duidelijk communiceren iets anders?’.
Beiden kunnen ervan overtuigd zijn dat zij zich passend gedragen. Het verschil zit voor een deel in wat zij zien als signalen van een sterke professionele relatie.
Voor de één kunnen betrouwbaarheid en professionele prestaties voldoende basis zijn om vertrouwen te ontwikkelen. Voor de ander zijn persoonlijke verbinding en vertrouwdheid minstens zo belangrijk. Geen van beide interpretaties vertelt noodzakelijkerwijs het hele verhaal.
Het gaat niet om “meer relatiegericht”
Dat is een belangrijk onderscheid.
Het kan verleidelijk zijn om iemand die graag informeel praat en persoonlijke verbinding zoekt als meer relatiegericht te beschrijven, en iemand die direct naar de inhoud gaat als minder geïnteresseerd in relaties. Maar daarmee missen we de kern.
Een taakgericht persoon kan professionele relaties juist heel belangrijk vinden. Diegene ziet betrouwbaarheid, deskundigheid en het nakomen van afspraken misschien als de ervaringen waardoor een sterke relatie ontstaat.
Een persoonsgerichte collega kan net zo betrokken zijn bij het behalen van resultaten. Diegene ziet persoonlijke verbinding en vertrouwdheid misschien als belangrijke ervaringen waardoor samenwerking prettiger en betrouwbaarder wordt.
Beiden kunnen zeer betrokken zijn bij de relatie. Ze hebben alleen verschillende ideeën over wat een professionele relatie goed laat werken.
Van bewustwording naar interculturele vaardigheid
Het herkennen van deze verschillen is een eerste stap. De echte interculturele vaardigheid ontstaat wanneer we die bewustwording kunnen gebruiken in onze dagelijkse interacties.
Meer over deze verschillende voorkeuren lees je op onze Cultural Profiler-dimensiepagina Professionele (Ver-)houdingen — taakgericht versus persoonsgericht.
Wanneer we iemand voor het eerst ontmoeten, kunnen we ons afvragen of direct naar de inhoud gaan voor deze persoon en situatie inderdaad de meest effectieve aanpak is.
Naarmate een werkrelatie zich ontwikkelt, kunnen we letten op de signalen die de ander belangrijk lijkt te vinden, in plaats van ervan uit te gaan dat onze eigen signalen universeel zijn. En wanneer we langere tijd met klanten, partners of collega's samenwerken, kunnen we erkennen dat regelmatig contact voor verschillende mensen iets anders kan betekenen.
Het doel is niet om meer taakgericht of meer persoonsgericht te worden. Het gaat erom te herkennen wat de situatie vraagt, te begrijpen dat anderen de relatie anders kunnen benaderen en bewust te kiezen hoe je reageert. Dat kan betekenen dat je bewust wat meer tijd neemt voor informeel contact. Maar het kan ook betekenen dat je ervoor zorgt dat een relatie wordt ondersteund door duidelijke afspraken, betrouwbare uitvoering en professionele deskundigheid.
De vaardigheid zit in het herkennen van wat de ander nodig kan hebben — zonder ervan uit te gaan dat die voorkeur hetzelfde is als die van jou.
Wat betekent dit voor jouw team?
De volgende keer dat een collega of zakelijke relatie een professionele relatie anders benadert dan jij, kan het interessant zijn om even te wachten voordat je bepaalt wat dat gedrag betekent. Misschien verspilt die persoon tijd. Misschien is de ander afstandelijk. Maar misschien heeft die persoon simpelweg een ander idee over wat een professionele relatie betrouwbaar en effectief maakt.
Wat geeft jou het gevoel dat je op iemand kunt rekenen in een professionele relatie?
Gaat het vooral om betrouwbaarheid, deskundigheid en het nakomen van afspraken? Of is het ook belangrijk dat je de persoon achter de professionele rol leert kennen? En wat gebeurt er wanneer de mensen met wie je werkt daar heel verschillende antwoorden op hebben?
Dit soort vragen kan een waardevol gesprek openen over hoe professionele relaties zich binnen jouw team ontwikkelen — en wat mensen van elkaar nodig hebben om effectief samen te werken.
Wanneer teamleden beter begrijpen wat voor elkaar vertrouwen en een goede werkrelatie betekent, ontstaat er meer ruimte om de samenwerking bewust vorm te geven. In onze training Interculturele Samenwerking oefenen deelnemers met de vaardigheden die daarvoor nodig zijn.
De Mazzi-Inc. Cultural Profiler maakt culturele voorkeuren zichtbaar die invloed kunnen hebben op hoe mensen communiceren, samenwerken, professionele relaties ontwikkelen en op elkaar leren vertrouwen.
Wil je ontdekken hoe jouw team professionele relaties benadert?
Ontdek de Mazzi-Inc. Cultural Profiler
