“Waarom zegt hij niet gewoon wat hij bedoelt?”
Het is een vraag die gemakkelijk opkomt in een internationaal team. Een collega zegt weinig tijdens een vergadering, geeft een voorzichtig antwoord of stuurt een kort bericht zonder veel toelichting. Voor de één is daar misschien niets bijzonders aan. Voor de ander voelt het alsof er iets ontbreekt. Waarom wordt er niet gewoon duidelijk gezegd wat er wordt bedoeld?
Het omgekeerde komt net zo goed voor. Iemand spreekt zich heel rechtstreeks uit, legt precies uit wat er volgens hem of haar moet gebeuren en geeft zonder veel omhaal feedback. Voor die persoon is dat misschien juist de duidelijkste en meest behulpzame manier om te communiceren. Een collega kan dezelfde communicatie echter ervaren als te direct, te sturend of onvoldoende gevoelig voor de situatie.
Wie communiceert er dan op de juiste manier? Die vraag is waarschijnlijk minder interessant dan we denken. Het verschil zit namelijk niet alleen in hoe mensen communiceren, maar ook in wat zij nodig vinden om communicatie duidelijk, passend en effectief te maken.
Hoeveel moet je eigenlijk zeggen?
Communicatie lijkt eenvoudig: je zegt wat je bedoelt en de ander begrijpt het. In de praktijk brengen mensen verschillende ervaringen, verwachtingen en perspectieven mee naar dezelfde situatie. Daardoor kunnen zij ook verschillende ideeën hebben over wat expliciet moet worden uitgesproken en wat de ander zelf kan begrijpen.
Sommige mensen voelen zich prettig wanneer verwachtingen, afspraken en standpunten duidelijk worden benoemd. Als iets belangrijk is, zeggen zij het liever rechtstreeks. Anderen laten vanzelfsprekend meer ruimte voor context, relaties en interpretatie. Zij gaan ervan uit dat niet alles hoeft te worden uitgesproken, omdat een deel van de betekenis uit de situatie zelf kan worden begrepen.
Geen van beide manieren is per definitie beter.Het verschil wordt vooral belangrijk wanneer mensen met verschillende verwachtingen met elkaar samenwerken en ervan uitgaan dat hun eigen manier om duidelijkheid te creëren vanzelfsprekend is.
Wanneer betekent stilte iets anders?
Stel dat een team tijdens een vergadering een belangrijk voorstel bespreekt. Aan het einde vraagt de voorzitter: “Is iedereen het hiermee eens?”. Niemand reageert.
Voor de ene deelnemer is dat eenvoudig: niemand heeft bezwaar, dus de vergadering kan verder. Als er een probleem was, zou iemand dat waarschijnlijk wel zeggen. Voor een andere deelnemer kan dezelfde stilte iets heel anders betekenen. Misschien wordt er nog nagedacht over het voorstel. Misschien voelt iemand zich niet vrij om openlijk bezwaar te maken. Misschien wordt verwacht dat iemand anders het initiatief neemt.
De situatie is hetzelfde. De interpretatie verschilt. Dat is een belangrijk aspect van interculturele communicatie. We reageren niet alleen op wat mensen zeggen. We geven ook betekenis aan wat zij niet zeggen.
Duidelijkheid zit niet alleen in woorden
Hetzelfde verschil kan zichtbaar worden wanneer informatie wordt gedeeld.
Een collega stuurt een kort bericht omdat diegene ervan uitgaat dat de context al bekend is. Voor hem of haar is de boodschap efficiënt en duidelijk. De ontvanger mist echter belangrijke achtergrondinformatie en vraagt zich af wat precies wordt verwacht.
Een andere collega zou in dezelfde situatie misschien veel meer context geven. Niet omdat die persoon communicatie onnodig ingewikkeld wil maken, maar omdat voldoende achtergrond volgens hem of haar onderdeel is van een begrijpelijke boodschap.
Ook bij feedback kunnen zulke verschillen zichtbaar worden. De ene manager kan vinden dat het behulpzaam is om rechtstreeks te benoemen wat beter kan. De medewerker weet dan precies waar hij of zij aan toe is. Een andere manager geeft misschien eerst context, benoemt wat al goed gaat en formuleert de verbeterpunten wat zorgvuldiger. Voor die persoon zijn de relatie en de omstandigheden onderdeel van de boodschap.
Beiden kunnen hetzelfde doel hebben: de ander helpen begrijpen en verbeteren. Het verschil zit in de manier waarop zij denken dat dat doel het best kan worden bereikt.
Wanneer communicatie persoonlijk wordt
Verschillen in communicatie worden lastiger wanneer we ze niet meer alleen als verschillen zien, maar als eigenschappen van de ander.
Een expliciete communicator kan een meer impliciete collega ervaren als vaag, terughoudend of onvoldoende duidelijk. De impliciete communicator kan diezelfde collega juist ervaren als te direct, te sturend of onvoldoende gevoelig voor de context.
Ondertussen kunnen beiden ervan overtuigd zijn dat zij zelf juist heel duidelijk communiceren. Daarmee ontstaat een interessante paradox: Twee mensen kunnen allebei duidelijk proberen te communiceren en elkaar toch als onduidelijk ervaren. Dat komt doordat we niet alleen een boodschap interpreteren. We interpreteren ook de manier waarop die boodschap wordt gebracht vanuit de verwachtingen die we zelf meenemen naar de situatie.
De vraag achter het misverstand
Op zo'n moment is het verleidelijk om te vragen wie zich moet aanpassen. Moet de directe collega voorzichtiger worden? Moet de andere persoon zich juist duidelijker uitspreken?
Voordat we die vraag beantwoorden, is er een andere stap die vaak veel meer oplevert: begrijpen wat er achter het verschil zit.
De dimensie Expliciet ↔ Impliciet van de Mazzi-Inc. Cultural Profiler maakt deze voorkeuren zichtbaar. De dimensie beschrijft geen twee vaste typen communicators en zegt ook niet dat de ene manier beter is dan de andere. Ze helpt zichtbaar te maken hoe mensen betekenis creëren en interpreteren in communicatie en welke verwachtingen daaruit kunnen voortkomen.
Dat inzicht kan het gesprek veranderen. In plaats van te denken: “Waarom communiceert deze persoon zo onduidelijk?” kun je jezelf afvragen: “Wat verwacht deze persoon dat nodig is om tot duidelijkheid te komen?”
Misschien verwacht iemand dat je precies benoemt wat je bedoelt. Misschien gaat een ander ervan uit dat de relatie en context voldoende informatie geven om de bedoeling te begrijpen. En misschien verandert die voorkeur afhankelijk van de situatie. Het gaat dus niet om een vast label. Het gaat om een mogelijke voorkeur die in een bepaalde context zichtbaar wordt.
Van bewustwording naar interculturele vaardigheid
Bewustwording is waardevol, maar het is niet het eindpunt. Interculturele competentie gaat uiteindelijk over het vermogen om effectief te handelen wanneer vertrouwde aannames niet automatisch meer werken.
Bij communicatie kan dat betekenen dat je jezelf afvraagt hoeveel context de ander nodig heeft. Bij het geven van feedback kan het betekenen dat je bewust kiest hoe rechtstreeks je iets formuleert en hoeveel ruimte je laat voor de ander om betekenis uit de context te halen. In een vergadering kan het betekenen dat je niet automatisch aanneemt dat stilte instemming betekent — of juist weerstand.
Je hoeft daarvoor niet ineens een andere communicatiestijl aan te nemen. De vaardigheid zit in het kunnen waarnemen, interpreteren en vervolgens bewust kiezen hoe je reageert. Eerst begrijpen wat er in de situatie gebeurt en daarna bepalen welk gedrag het meest effectief is voor het gewenste resultaat. Dat sluit aan bij een belangrijk principe van de Mazzi-Inc.-methodologie: before responding, first understand.
Niet explicieter of implicieter, maar bewuster
Het doel van de dimensie Expliciet ↔ Impliciet is daarom niet om mensen explicieter te maken. En ook niet om mensen juist meer ruimte voor interpretatie te laten.
Soms vraagt een situatie om heel duidelijke taal. Een belangrijke afspraak, een veiligheidsinstructie of een concrete verantwoordelijkheid laat weinig ruimte voor interpretatie. In een andere situatie kan juist de context belangrijker zijn. Een gevoelig gesprek of een situatie waarin niet iedereen zich gemakkelijk uitspreekt, vraagt misschien om meer aandacht voor wat er naast de woorden wordt gecommuniceerd.
Effectieve communicatie betekent dus niet noodzakelijk dat iedereen op dezelfde manier communiceert. Het betekent dat mensen begrijpen wat de situatie vraagt en waarom een ander daar misschien anders naar kijkt.
“Zeg gewoon wat je bedoelt” kan uitstekend advies zijn. Maar soms is de interessantere vraag: Wat heeft deze ander nodig om te begrijpen wat ik bedoel — en wat heb ik nodig om te begrijpen wat de ander probeert te zeggen? Daar begint interculturele communicatie.
Wat betekent dit voor jouw team?
De volgende keer dat je merkt dat iemand niet duidelijk communiceert, kan het interessant zijn om je eerste interpretatie even uit te stellen. Misschien is de ander inderdaad niet duidelijk. Maar misschien heeft die persoon een andere opvatting over wat nodig is om tot begrip te komen.
Hoe vanzelfsprekend is jouw eigen manier van communiceren eigenlijk voor de mensen met wie je werkt?
Wat verwacht jij dat anderen expliciet maken? Wanneer vind jij dat iemand te veel context geeft — of juist te weinig? En wat betekent stilte voor jou wanneer je een reactie verwacht?
Dit soort vragen kan een waardevol gesprek openen over hoe mensen betekenis creëren en hoe zij hun communicatie kunnen aanpassen wanneer verschillende verwachtingen elkaar ontmoeten.
De Mazzi-Inc. Cultural Profiler kan daarbij helpen. De Profiler maakt culturele voorkeuren zichtbaar en geeft teams een gemeenschappelijke taal om te onderzoeken hoe verschillen invloed hebben op communicatie, samenwerking en leiderschap. Wil je ontdekken wat er onder de communicatievoorkeuren binnen jouw team ligt?
Ontdek de Mazzi-Inc. Cultural Profiler
