Stel dat je om tien uur een belangrijke afspraak hebt. Je vertrekt op tijd, omdat je de oprechte intentie hebt om ook op tijd aan te komen. Onderweg kom je echter een collega of zakelijke relatie tegen die je goed kent. Jullie raken aan de praat en het gesprek wordt meer dan een vluchtige begroeting. Je weet dat je waarschijnlijk een paar minuten te laat zult zijn als je blijft staan, maar tegelijkertijd voelt het alsof deze relatie op dit moment aandacht verdient.
Wat doe je?
Voor sommige mensen is het antwoord vanzelfsprekend: je loopt door. Je hebt een afspraak en die afspraak hoort te worden nagekomen. In Nederland vat de bekende uitdrukking “afspraak is afspraak” die verwachting mooi samen. Wanneer iets is afgesproken, wordt verwacht dat je die afspraak respecteert.
In andere contexten kan dezelfde situatie anders worden geïnterpreteerd. Een paar minuten de tijd nemen om een belangrijke relatie te onderhouden kan op dat moment belangrijker worden gevonden dan precies op de afgesproken tijd aankomen. Een kleine vertraging is dan begrijpelijk, omdat de relatie in die situatie zwaarder weegt.
Geen van beide personen hoeft zijn of haar gedrag als onattent te ervaren. Ze kunnen eenvoudigweg verschillende aannames hebben over hoe tijd moet worden georganiseerd en wat prioriteit verdient wanneer verschillende verwachtingen met elkaar botsen.
Organiseren we tijd — of reageren we erop?
Tijd is een vast onderdeel van ons dagelijks werk. We plannen activiteiten, stellen prioriteiten, werken met deadlines en passen onze planning aan wanneer omstandigheden veranderen. Wat verschilt, is in hoeverre mensen hun tijd vooraf willen structureren, hoe strikt zij plannen en afspraken zien en hoe gemakkelijk zij hun planning aanpassen wanneer het werk daarom vraagt.
Sommige mensen voelen zich prettig wanneer hun werk is georganiseerd rond duidelijke plannen, schema's en tijdlijnen. Zij willen graag weten wat er moet gebeuren, wanneer iets moet gebeuren en hoe verschillende activiteiten met elkaar samenhangen. Een planning biedt structuur en helpt om focus te houden en met anderen af te stemmen.
Anderen houden hun agenda liever wat opener. Zij kunnen hun tijd gemakkelijk aanpassen wanneer nieuwe informatie beschikbaar komt, prioriteiten veranderen of zich onverwachte mogelijkheden voordoen. Ook relaties kunnen invloed hebben op hoe zij hun tijd gebruiken, vooral wanneer aandacht voor de mensen om hen heen wordt gezien als een belangrijk onderdeel van effectief werken.
Geen van beide benaderingen is per definitie beter. De interessante vraag is wat mensen verwachten van plannen en afspraken en hoe zij reageren wanneer de werkelijkheid niet helemaal volgens de planning verloopt.
Wat betekent een deadline?
Het verschil wordt vooral zichtbaar wanneer mensen naar een deadline toewerken.
De ene collega kan een afgesproken deadline ervaren als een verplichting die vanaf het moment waarop deze wordt vastgesteld richting geeft aan het werk. De datum biedt een duidelijk punt waar de activiteiten naartoe worden georganiseerd en het aanpassen ervan kan gevolgen hebben voor anderen die hun werk daarop hebben afgestemd.
Een andere collega kan dezelfde deadline meer zien als een bruikbaar richtpunt. De datum geeft richting, maar omstandigheden kunnen veranderen en het aanpassen van de deadline kan heel redelijk zijn wanneer daardoor beter kan worden ingespeeld op nieuwe informatie of veranderende prioriteiten.
Geen van beiden hoeft deadlines meer of minder serieus te nemen. Ze kunnen eenvoudigweg verschillende verwachtingen hebben over hoe strikt een planning richting moet geven aan wat er daarna gebeurt.
Hetzelfde verschil kan zichtbaar worden wanneer prioriteiten veranderen. De één wil misschien eerst begrijpen wat een nieuwe prioriteit betekent voor de bestaande planning en wat opnieuw moet worden ingepland. De ander kan gemakkelijk van richting veranderen en gaandeweg bepalen wat de volgende stap moet zijn.
Wat voor de één voelt als zorgvuldig plannen, kan voor de ander onnodige starheid lijken. En wat voor de één nuttige flexibiliteit is, kan voor de ander juist voelen als een gebrek aan structuur.
Wanneer wordt flexibiliteit belangrijk?
Onverwachte mogelijkheden maken deze verschillen vaak nog zichtbaarder.
Stel dat er midden in een druk project een interessante kans ontstaat. Iemand met een meer geplande benadering zal misschien eerst willen beoordelen of de mogelijkheid past binnen de bestaande prioriteiten en afspraken. Er ligt immers al werk en een verandering van richting kan gevolgen hebben voor andere activiteiten.
Iemand met een meer spontane benadering zal misschien eerder geneigd zijn om de mogelijkheid direct te verkennen. De waarde van reageren op het moment dat de kans zich voordoet, kan zwaarder wegen dan het beschermen van de bestaande planning. Hoe de mogelijkheid uiteindelijk in het bredere werk past, kan later worden bepaald.
Ook dit hoeft geen verschil in betrokkenheid te betekenen. De twee mensen kunnen eenvoudigweg verschillende ideeën hebben over waar effectieve voortgang vooral uit voortkomt: het volgen van een plan of goed reageren op wat zich aandient.
Wanneer taken en relaties om aandacht vragen
Dit wordt misschien wel het meest interessant wanneer tijd moet worden verdeeld tussen taken en relaties.
Een collega is onderweg naar een belangrijke afspraak en komt een bekende collega of zakelijke relatie tegen. De één denkt misschien: “Ik heb een afspraak, dus ik moet verder.” De ander denkt: “Deze relatie is belangrijk, dus ik neem even de tijd om contact te maken.”
Vanuit het eerste perspectief laat doorgaan op tijd zien dat je betrouwbaar bent en respect hebt voor de mensen die op je wachten. Vanuit het tweede perspectief kan juist het nemen van tijd voor de relatie een belangrijke vorm van respect en verantwoordelijkheid zijn.
Dat is een van de redenen waarom verschillen rond tijd zo gemakkelijk tot misverstanden leiden. We ervaren onze eigen manier van omgaan met tijd vaak niet als een voorkeur, maar als gezond verstand.
Als op tijd komen betekent dat je een afspraak nakomt, kan te laat komen respectloos voelen. Als aandacht geven aan een belangrijke relatie onderdeel is van verantwoord handelen, kan het juist ongepast voelen om een gesprek af te breken alleen omdat de klok dat aangeeft.
Het gedrag is zichtbaar. De aannames erachter zijn dat veel minder.
Hoeveel ruimte we geven aan persoonlijke relaties op het werk, hangt ook samen met onze verwachtingen over professionele relaties. Daarover lees je meer in ons blog ‘Wanneer wordt een professionele relatie een goede relatie?’.
Wanneer voorkeuren elkaar ontmoeten
Verschillende verwachtingen over tijd kunnen daardoor gemakkelijk tot stevige oordelen leiden.
Iemand met een sterke voorkeur voor planning kan een meer spontane collega ervaren als ongeorganiseerd, onvoorspelbaar of onvoldoende gericht op afgesproken deadlines. De spontane collega kan dezelfde persoon ervaren als star, te sterk gericht op planning of onvoldoende bereid om mee te bewegen wanneer omstandigheden veranderen.
Beiden kunnen vanuit hun eigen perspectief passend reageren.
Het verschil zit voor een deel in wat zij zien als de basis voor effectieve voortgang en wat prioriteit krijgt wanneer verschillende verwachtingen botsen. De één kan een duidelijke planning en punctualiteit essentieel vinden voor focus, betrouwbaarheid en wederzijds respect. De ander kan flexibiliteit en het vermogen om mee te bewegen juist essentieel vinden om effectief te reageren op de werkelijkheid zoals die zich ontwikkelt of om belangrijke relaties te onderhouden.
Wanneer we dat herkennen, kan het gesprek veranderen. In plaats van te vragen waarom iemand zich niet gewoon aan de planning houdt, of waarom iemand niet wat flexibeler kan zijn, kunnen we onderzoeken wat die persoon probeert te bereiken en wat op dat moment belangrijk voor hem of haar is.
Dat betekent niet dat ieder verschil in gedrag maar moet worden geaccepteerd. Teams hebben nog steeds gezamenlijke verwachtingen nodig over deadlines, vergaderingen en afspraken. Maar het wordt gemakkelijker om die verwachtingen met elkaar te bespreken wanneer we begrijpen dat mensen er niet noodzakelijk dezelfde betekenis aan geven.
Van bewustwording naar interculturele vaardigheid
Het herkennen van verschillende manieren van omgaan met tijd is een eerste stap. De echte interculturele vaardigheid ontstaat wanneer we die bewustwording kunnen gebruiken in het dagelijks werk: bij het plannen van projecten, het afspreken van deadlines, het plannen van vergaderingen, het afstemmen met collega's, het managen van prioriteiten of het reageren op onverwachte veranderingen.
Het doel is niet om meer gepland of meer spontaan te worden. Het gaat erom te herkennen wat de situatie vraagt, te begrijpen dat anderen anders met tijd kunnen omgaan en bewust te kiezen hoe we daarop reageren.
Meer over deze verschillende voorkeuren lees je op onze Cultural Profiler-dimensiepagina Time Management.
Soms biedt een duidelijke planning de structuur die een team nodig heeft. Op andere momenten maakt flexibiliteit het mogelijk om effectief te reageren op veranderende omstandigheden of ruimte te geven aan een belangrijke relatie. Effectieve interculturele samenwerking betekent dat we het verschil kunnen herkennen en ons kunnen aanpassen zonder de andere benadering automatisch te beoordelen.
Ook de bekende tegenstelling tussen monochrone en polychrone tijdsoriëntatie kan helpen om deze verschillen te begrijpen. Bij een meer monochrone benadering wordt tijd vaak georganiseerd als een opeenvolging van activiteiten, met nadruk op planning, afspraken, deadlines en het afronden van de ene activiteit voordat de volgende begint. Bij een meer polychrone benadering kunnen verschillende activiteiten naast elkaar plaatsvinden en kan de planning gemakkelijker worden aangepast wanneer omstandigheden of relaties daarom vragen.
Deze begrippen zijn bruikbare lenzen, maar geen labels. Mensen passen hun manier van omgaan met tijd aan afhankelijk van de situatie, hun rol, de organisatie en het soort werk.
Wat betekent dit voor jouw team?
De volgende keer dat iemand te laat komt, een deadline verschuift of tijd vrijmaakt voor een onverwachte situatie, kan het interessant zijn om even te wachten met het interpreteren van dat gedrag.
Wat vindt deze persoon op dit moment belangrijk?
En misschien nog interessanter: wat verwachten mensen binnen ons team van plannen, deadlines en afspraken — en wat gebeurt er wanneer die verwachtingen botsen met veranderende omstandigheden of relaties?
Dit soort vragen kan een waardevol gesprek openen over tijd, prioriteiten en de aannames die achter onze dagelijkse manier van werken liggen.
De Mazzi-Inc. Cultural Profiler maakt culturele voorkeuren zichtbaar die invloed kunnen hebben op hoe mensen hun tijd structureren, hun werk plannen, omgaan met deadlines, naar punctualiteit kijken en reageren op veranderende prioriteiten.
Wil je ontdekken hoe verschillende manieren van omgaan met tijd jouw team beïnvloeden?
Ontdek de Mazzi-Inc. Cultural Profiler
