Hoeveel moet je zeggen om duidelijk te zijn?
Communicatie maakt deel uit van vrijwel alles wat we op het werk doen. We delen informatie, spreken verwachtingen uit, geven feedback, maken afspraken en proberen te begrijpen wat anderen bedoelen. Wat verschilt, is hoeveel mensen denken dat er expliciet moet worden gezegd om communicatie duidelijk en effectief te laten zijn.
Sommige mensen voelen zich prettig wanneer zij hun standpunten, verwachtingen en afspraken rechtstreeks kunnen uitspreken. Zij geven de voorkeur aan boodschappen die weinig ruimte laten voor interpretatie. Anderen laten vanzelfsprekend meer betekenis over aan de context, de relatie tussen mensen of de situatie zelf. Voor hen hoeft niet alles te worden uitgesproken om toch begrepen te worden.
Geen van beide benaderingen is per definitie beter. De belangrijke vraag is wat mensen van communicatie verwachten en wat zij nodig vinden om tot gedeeld begrip te komen.
Twee verschillende voorkeuren
Aan de ene kant van deze dimensie staat een voorkeur voor meer expliciete communicatie. Mensen kunnen zich het prettigst voelen wanneer informatie, verwachtingen en standpunten duidelijk worden uitgesproken. Afspraken worden expliciet gemaakt, feedback wordt rechtstreeks gegeven en de betekenis van een boodschap wordt vooral gedragen door de woorden zelf.
Aan de andere kant staat een voorkeur voor meer impliciete communicatie. Mensen kunnen ervan uitgaan dat niet alles hoeft te worden uitgesproken om begrepen te worden. Betekenis kan ook voortkomen uit de context, de relatie, de situatie of wat eerder is besproken.
Dit zijn geen twee vaste typen communicators. Iemand kan in de ene situatie expliciet communiceren en in een andere situatie meer ruimte laten voor interpretatie, afhankelijk van de relatie, het onderwerp, de organisatie en wat de situatie vraagt.
De dimensie helpt zichtbaar te maken hoe mensen doorgaans betekenis creëren en interpreteren in communicatie en welke verwachtingen daaruit kunnen voortkomen.
Hoe kan dit eruitzien op het werk?
Verschillen in communicatievoorkeuren kunnen zichtbaar worden in allerlei dagelijkse situaties.
Bij het delen van informatie kan de één ervan uitgaan dat de context al bekend is, terwijl de ander meer achtergrondinformatie verwacht.
Bij het uitwisselen van feedback kan de ene collega de voorkeur geven aan directe en concrete feedback, terwijl de ander de relatie en de context als belangrijk onderdeel van de boodschap ziet.
In vergaderingen kan stilte verschillend worden geïnterpreteerd. De één ziet het uitblijven van een reactie misschien als instemming, terwijl de ander stilte kan begrijpen als twijfel, bezwaar of simpelweg als een keuze om niets toe te voegen.
Bij het maken van afspraken kan de één vinden dat verwachtingen duidelijk moeten worden uitgesproken, terwijl de ander ervan uitgaat dat de gedeelde context de bedoeling al voldoende duidelijk maakt.
Wanneer voorkeuren elkaar ontmoeten
Hier kunnen verschillende verwachtingen gemakkelijk tot misinterpretatie leiden.
Een expliciete communicator kan een meer impliciete collega ervaren als vaag, terughoudend of onvoldoende duidelijk. De impliciete communicator kan diezelfde persoon ervaren als te direct, te sturend of onvoldoende gevoelig voor de context.
Beiden kunnen ervan overtuigd zijn dat zij passend communiceren. Het verschil zit voor een deel in wat zij nodig vinden om duidelijkheid en gedeeld begrip te creëren.
Wanneer we erkennen dat anderen anders kunnen communiceren en betekenis anders kunnen interpreteren, kunnen we nieuwsgieriger worden naar wat zij proberen te bereiken, wat zij belangrijk vinden en wat zij van ons nodig hebben om de boodschap goed te begrijpen.
Van bewustwording naar interculturele vaardigheden
De dimensie Expliciet ↔ Impliciet beschrijft mogelijke communicatievoorkeuren. Ze bepaalt niet hoe iemand altijd communiceert en zegt niets over de kwaliteit van iemands communicatie.
Het herkennen van deze verschillen is een eerste stap. De echte interculturele vaardigheid ontstaat wanneer we die bewustwording kunnen gebruiken in ons dagelijks werk: bij het delen van informatie, het geven van feedback, deelname aan vergaderingen, het maken van afspraken of het voeren van moeilijke gesprekken.
Het doel is niet om meer expliciet of impliciet te worden. Het gaat erom te herkennen wat de situatie vraagt, te begrijpen dat anderen die situatie anders kunnen interpreteren en bewust te kiezen hoe je communiceert.
Nuttige generalisaties — geen labels
De dimensie Expliciet ↔ Impliciet beschrijft mogelijke communicatievoorkeuren. Ze bepaalt niet hoe iemand altijd communiceert en zegt niets over de kwaliteit van iemands communicatie.
Mensen passen hun communicatie aan verschillende relaties, teams, organisaties en situaties aan. Dezelfde persoon kan anders communiceren afhankelijk van het onderwerp, de betrokken personen en wat de situatie vraagt.
De waarde van deze dimensie ligt dan ook niet in het plaatsen van mensen in communicatiecategorieën, maar in het openen van een gesprek over hoe we betekenis creëren, hoe anderen dezelfde situatie anders kunnen interpreteren en wat we van elkaar nodig hebben om effectief te communiceren.
Hoe werkt dit binnen jouw team?
De Mazzi-Inc. Cultural Profiler maakt culturele voorkeuren zichtbaar die invloed kunnen hebben op hoe mensen communiceren, samenwerken en leidinggeven. De dimensie Expliciet ↔ Impliciet helpt teams verschillende verwachtingen rondom duidelijkheid, context, feedback en gedeeld begrip te onderzoeken.
Ontdek de Mazzi-Inc. Cultural Profiler