Hoe gaan we om met regels?
Regels en procedures zijn onderdeel van iedere organisatie. Ze bieden structuur, maken verwachtingen duidelijk en helpen mensen om hun werk op elkaar af te stemmen. Tegelijkertijd hebben mensen niet altijd dezelfde verwachtingen over hoe regels moeten worden toegepast wanneer situaties complexer worden.
Sommige mensen voelen zich prettiger wanneer regels consequent worden toegepast. Voor hen zorgt het op dezelfde manier toepassen van dezelfde regel voor eerlijkheid, voorspelbaarheid en duidelijkheid. Anderen zien regels als een belangrijk kader, maar vinden het vanzelfsprekender om ook ruimte te laten voor de context, uitzonderingen of professioneel inzicht. Voor hen kan een passende toepassing van een regel juist betekenen dat je rekening houdt met de specifieke omstandigheden.
Geen van beide benaderingen is per definitie beter. De belangrijke vraag is wat mensen verwachten dat regels bieden en hoe zij vinden dat regels moeten worden toegepast wanneer omstandigheden verschillen.
Twee verschillende voorkeuren
Een meer strikte benadering legt meer nadruk op consistentie en voorspelbaarheid. Regels en procedures worden gezien als een belangrijk kader om ervoor te zorgen dat vergelijkbare situaties op een vergelijkbare manier worden behandeld. Dat maakt verwachtingen duidelijker en beslissingen gemakkelijker uit te leggen. Uitzonderingen mogen daarom voor deze voorkeur relatief beperkt blijven.
Een meer flexibele benadering erkent eveneens het belang van regels, maar laat meer ruimte om rekening te houden met de omstandigheden waarin een regel wordt toegepast. Wanneer een situatie wezenlijk verschilt van de omstandigheden waarvoor de regel bedoeld was, kan een uitzondering of aanpassing passend worden gevonden.
Dit zijn geen twee vaste typen mensen. Iemand kan in de ene situatie een regel heel strikt volgen en in een andere situatie meer ruimte voor flexibiliteit zien. De dimensie helpt zichtbaar te maken hoe we doorgaans kijken naar de rol van regels en welke verwachtingen daaruit kunnen voortkomen.
Hoe kan dit eruitzien op het werk?
Het verschil wordt vooral zichtbaar wanneer een procedure niet helemaal lijkt te passen bij een specifieke situatie. De ene persoon kan verwachten dat een bestaande werkwijze stap voor stap wordt gevolgd omdat consistentie belangrijk is. Een ander zoekt misschien naar een manier om de procedure aan te passen aan de omstandigheden, vooral wanneer het letterlijk volgen ervan tot een ongewenst resultaat kan leiden.
Een vergelijkbaar verschil kan ontstaan wanneer een uitzondering wordt overwogen. De ene collega kan zich afvragen of het wel eerlijk is om één situatie anders te behandelen wanneer anderen zich aan dezelfde regel moeten houden. De ander kan juist vinden dat de omstandigheden voldoende verschillen om een andere reactie te rechtvaardigen. Beiden kunnen hun eigen positie als de eerlijkste beschouwen.
Hetzelfde patroon kan zichtbaar worden in het contact met klanten of collega's, maar ook in goedkeuringsprocessen, organisatiebeleid, compliance-eisen en alledaagse teamafspraken. Het gaat niet alleen om de vraag of mensen regels volgen, maar ook om wat zij verstaan onder een passende en eerlijke toepassing van een regel.
Wanneer voorkeuren elkaar ontmoeten
Verschillende verwachtingen kunnen gemakkelijk leiden tot misverstanden. Iemand met een meer strikte voorkeur kan een flexibele collega ervaren als inconsistent of te bereid om uitzonderingen te maken. De flexibele collega kan dezelfde persoon juist ervaren als star of onvoldoende bereid om rekening te houden met de context, zeker wanneer het volgen van de regel het bereiken van het beoogde resultaat in de weg lijkt te staan.
Beiden kunnen ervan overtuigd zijn dat zij verantwoord handelen. Het verschil zit voor een deel in hoe zij het doel van de regel interpreteren en wat zij zien als een eerlijke manier om die toe te passen. De één kan consistentie zien als een belangrijke basis voor eerlijkheid, terwijl de ander kan vinden dat eerlijkheid juist vraagt om rekening te houden met relevante verschillen in omstandigheden.
Van bewustwording naar interculturele vaardigheden
De dimensie Strikt ↔ Flexibel maakt zichtbaar dat mensen verschillende perspectieven kunnen hebben op de verhouding tussen regels, context en professioneel inzicht. Het herkennen van die verschillen is een eerste stap; de echte interculturele vaardigheid ontstaat wanneer we dit bewustzijn kunnen gebruiken in alledaagse situaties, bijvoorbeeld bij het toepassen van procedures, het overwegen van uitzonderingen of het bepalen hoeveel ruimte een bepaalde situatie laat voor interpretatie.
Het doel is niet om strikter of flexibeler te worden. Het gaat erom te herkennen wat de situatie vraagt, te begrijpen hoe anderen de rol van regels anders kunnen interpreteren en bewust te kiezen hoe je reageert.
The goal is not to become more strict or more flexible. It is to recognise what the situation requires, understand how others may interpret the role of rules differently and choose how to respond.
Nuttige generalisaties — geen labels
De dimensie Strikt ↔ Flexibel beschrijft mogelijke voorkeuren in de manier waarop mensen omgaan met regels en procedures. Ze vertelt niet hoe iemand zich in iedere situatie zal gedragen en bepaalt ook niet of iemand meer of minder compliant of verantwoordelijk is.
Iedere professional werkt binnen verschillende organisatorische, wettelijke en maatschappelijke contexten. De waarde van deze dimensie ligt daarom niet in het plaatsen van mensen aan één kant van een schaal, maar in het openen van een gesprek over wat regels voor ons betekenen, hoe anderen er anders mee kunnen omgaan en wat we van elkaar nodig hebben wanneer regels de praktijk ontmoeten.
Hoe werkt dit binnen jouw team?
De Mazzi-Inc. Cultural Profiler maakt culturele voorkeuren zichtbaar die invloed kunnen hebben op hoe mensen regels, procedures, eerlijkheid en professioneel inzicht interpreteren.